Beslut om nytt huvudjournalsystem för Region Stockholm

Beslutet följer en genomförd upphandling i god konkurrens. Det nya systemet ska underlätta medarbetarnas arbete och vårdens utveckling, vilket i sin tur gynnar patienterna.

Cosmic ersätter det nuvarande journalsystemet TakeCare, som har tjänat vården väl i 30 år. TakeCare kommer att fortsätta användas tills det nya huvudjournalsystemet är på plats, vilket beräknas vara i december 2029. 
Den första fasen, en upphandling i god konkurrens utifrån krav som baserats på verksamheternas behov, är nu klar. I nästa steg startar arbetet med att anpassa systemet till vårdverksamheterna i Region Stockholm och Gotland, med målsättning att införa Cosmic successivt i verksamheterna till 2029.

– När upphandlingen är klar har vi nästan fem år på oss att förbereda verksamheter och medarbetare på övergången till ett nytt journalsystem. Under den tiden behöver vi tillsammans skapa utrymme för utbildning, träning och – inte minst – lokalt förändringsarbete, säger Mikael Ohrling, sjukvårdsdirektör i Region Stockholm.

– Cosmic är ett moget journalsystem som är i drift för regioner med ett patientantal som motsvarar mer än halva Sveriges befolkning. Region Stockholm kommer att vara en av de sista regionerna att införa ett nytt huvudjournalsystem och vi kan därmed dra lärdom inför införandet från andra regioner som redan har gjort övergången, fortsätter Ohrling.

Cosmic blir en central del av vårdens informationsmiljö, men kommer inte att ersätta samtliga it-stöd i vården. Region Stockholm kommer även i fortsättningen att använda flera specialistsystem som kommer att vara integrerade med Cosmic.

Verksamheternas delaktighet avgörande

Hittills har omkring 250 medarbetare och chefer inom hälso- och sjukvården varit delaktiga i arbetet med att förbereda för ett nytt journalsystem. Framöver kommer projektet att inkludera allt fler medarbetare, utifrån ett iterativt arbetssätt, med stegvis utveckling, kontinuerliga tester och justeringar.

– För att införandet ska bli framgångsrikt är det avgörande att medarbetare och verksamheter är delaktiga och engagerar sig i arbetet, från att anpassa systemet, våra arbetssätt och rutiner till att förbereda med utbildningar i övergången till det nya. Detta är framför allt ett verksamhetsprojekt, inte enbart ett it-införande, säger Mikael Ohrling.

Lösningen är byggd för att kunna utvecklas över tid och möjliggör tillägg av nya funktioner utan att det leder till stora systembyten. Tack vare öppna standarder och strukturerad data kan huvudjournalsystemet kommunicera med andra system och anpassas efter behov.

– Utvecklingen av behandlingsmetoder, läkemedel och teknik går snabbt, och vi behöver därför ett system som kan anpassas och vidareutvecklas, fortsätter Ohrling.

Fyra leverantörer kvalificerade sig för att komma in med anbud i upphandlingen. En valde att inte lämna något anbud, en annan uteslöts under förhandlingsfasen. Det vinnande anbudet är valt utifrån en kombination av pris och kvalitet, där kvaliteten har utvärderats utifrån leverantörens lösningar på ett antal specificerade problem. 
Avtalsvärdet är 2 375 miljoner kronor för den första tolvåriga avtalstiden.

– Det är en stor investering som ska löpa under många år och vår bedömning är att hälso- och sjukvården i Region Stockholm får ett system som bäst balanserar pris och kvalitet, säger Mikael Ohrling.

Fakta om upphandlingen

Region Stockholm har flera gånger sedan 2018 inlett upphandlingar av nytt journalsystem. Det handlar om fyra upphandlingar som har beslutats av tre olika politiska majoriteter.

I tre tidigare fall har upphandlingen av ett nytt huvudjournalsystem avbrutits.  2018 avbröts upphandlingen på grund av otydligheter i underlaget, 2019 för att konkurrensen var för låg och 2020 för att sjukvården tvingades prioritera pandemin.

För att få avbryta en upphandling krävs sakliga skäl. Sådana sakliga skäl kan exempelvis vara brister och felaktigheter i upphandlingsdokumenten, bristande konkurrens, att inga anbud uppfyller uppställda krav eller budget överskrids. Några sådana skäl föreligger inte nu.

I samband med beslutet att avbryta upphandlingen 2020 fick regiondirektören i uppdrag att ta fram en plan för att ersätta det nuvarande systemet TakeCare, som är det journalsystem Region Stockholm använder sedan 1995. TakeCare har tjänat Region Stockholm väl men ansågs inte kunna möta verksamheternas framtida krav på en sammanhållen it-miljö med hög utvecklingsförmåga, hög andel strukturerade data samt standardiserade gränssnitt för informationsutbyte.

Nytt beslut om start av upphandling

Regionfullmäktiges nuvarande majoritet beslutade i samband med budget 2023 att uppdra åt regionstyrelsen att genomföra en centralt samordnad upphandling av nytt huvudjournalsystem med start 2023.

Den 4 april 2023 beslutade Regionstyrelsen att genomföra upphandlingen som ett förhandlat förfarande med föregående annonsering och godkände ansökningsinbjudan. Denna ansökningsinbjudan publicerades den 5 april 2023 på Tendsign, en digital tjänst för annonsering och hantering av offentliga upphandlingar. Intresserade bolag kunde därmed ansöka om att delta i förfarandet.

Den 19 september 2023 beslutade regionstyrelsen att godkänna anbudsinbjudan med tillhörande upphandlingsdokument, vilket var nästa fas i upphandlingsförfarandet.

Anbudsinbjudan med upphandlingsdokumenten skickades ut till de anbudssökande som uppfyllde kvalificeringskraven och de bjöds in att lämna in anbud.  Den publicerade anbudsinbjudan bestod av ett stort antal dokument som till största delen är offentliga. Det innebär att i slutet av 2023 fanns offentlig information om vilka krav regionen ställer på ett nytt huvudjournalsystem.

Absolut sekretess

När upphandlingen av nytt journalsystem väl inleddes omfattades den av absolut sekretess. Det innebär att inga uppgifter från leverantörsprövning, anbudsprövning eller utvärdering från upphandlingen får lämnas ut innan tilldelningsbeslut meddelats.

– Det har förekommit medieuppgifter om att sekretessen skulle ha brutits under 2023 men vi har inte fått någon sådan information till regionen, säger Mikael Ohrling, sjukvårdsdirektör i Region Stockholm.

Ett då ännu hemligt antal anbudsgivare ansågs uppfylla kvalifikationerna och inbjöds i september 2023 att lämna anbud. I december samma år hade ett antal av dessa lämnat anbud.

Under 2024 förkastades anbudet från anbudsgivaren CompuGroup Medical (CGM) som äger TakeCare. De uteslöts på grund av att anbudet inte uppfyllde uppställda obligatoriska krav. I ett tidigare skede hade Cerner Oracle, med lösningen Millennium, uteslutits ur upphandlingen då bolagets ansökan inte uppfyllde kvalificeringskraven.  Namnen på dessa båda leverantörer blev alltså allmänt kända på grund av att båda överklagade respektive beslut. I båda fallen har överklagandena avslagits och domarna har vunnit laga kraft.

De anbudsgivare som var kvar i upphandlingen har fått visa lösningar på specifika problem. De har sedan utvärderats utifrån en sammanvägning av kvalitet i lösningarna och pris.

I utvärderingen har medarbetare från hälso- och sjukvården, 
it-sakkunniga, jurister, ekonomer och andra upphandlingsspecialister ingått.

– Några av representanterna från vården har varit användare av ett eller flera system. Det är en styrka i utvärderingen, säger Mikael Ohrling.

Uppgifter om misstänkt läckage har inte bekräftats

Under sommaren och hösten 2024 fick regionen information från en person som påstod att sekretessen för upphandlingen skulle ha brutits.  Den anonyme uppgiftslämnaren uppgav att han hade tillgång till två ljudupptagningar som han menade styrkte detta.

– Vi såg ytterst allvarligt på dessa uppgifter och anlitade advokatbyrån Time Danowsky för att undersöka sanningshalten. Det är en välrenommerad byrå med expertis inom it-avtal och upphandlingsjuridik, som dessutom arbetat i projektet, vilket var en fördel då advokatbyrån därmed lättare kunde bedöma riktigheten i påståendena från den uppgiftslämnare som menat att uppgifter kunde ha läckts, säger Mikael Ohrling.

Time Danowskys advokater gjorde en genomgång av det inkomna materialet under hösten 2024 och sammanställde sin utredning i december 2024. Deras slutsats blev: ”Sammanfattningsvis finner vi alltså inte något stöd i uppgiftslämnarens berättelse, eller i ljudupptagningarna,… skulle bero på att information som omfattas av upphandlingssekretess har spridits.”.

I utredningen diskuterar advokatbyrån det faktum att en person som hörs i ljudfilen förefaller veta vilka företag som är kvar i anbudstävlingen. 
”Upphandlingen rör ett mycket stort och omfattande huvudjournalsystem för ca 50 000 användare och mer än två miljoner patienter. Det finns ett fåtal systemleverantörer som har kompetens och kapacitet att leverera ett sådant system. Vilka de är får antas välkänt i branschen. I detta fall har det dessutom genom överprövningar blivit känt att två av dessa leverantörer, Oracle Cerner och CGM, har uteslutits ur upphandlingen.”

– Ingen ny information avseende det som påstods då har kommit till oss sedan dess. Den ljudfil som cirkulerat är densamma som en av de två ljudfiler som ingick i advokatbyråns utredning, säger Mikael Ohrling.

I samband med i regionstyrelsens beslut om tilldelning den 18 februari 2025, beslutades även att en modell för gemensam politisk uppföljning av införandeprocessen för det nya journalsystemet ska inrättas. Alla partier ställde sig bakom modellen.

Tidslinje för upphandlingen av huvudjournalsystem