Mediaflow

• Alla bilder som vi lägger in i Mediaflow ska vara högupplösta originalbilder.
• All beskärning av bilder sker i Optimizely efter de hämtats från Mediaflow. Du ska alltså inte ladda upp redan beskurna bilder i Mediaflow.
• Storleksanpassning och komprimering av bilden sker automatiskt när vald bild placerats in på en sida. På så sätt behöver vi inte ha olika storlekar eller beskärningar i Mediaflow utan allt utgår från ett högupplöst original.

• Alla filmer som vi lägger upp i Mediaflow ska minst ha upplösning 720p men högst 1080p. 720p är rekommenderat för att spara lagringsutrymme.
• En timme film ska högst vara 1 GB (gigabyte, 1000 megabyte) stor i filstorlek. Detta för att spara lagringsutrymme i Mediaflow och inte använda onödigt stora filer.
• Alla filmer ska ha ett separat undertextspår, alltså inte inbrända undertexter i filmen. Det går antingen att skapa undertexter i Mediaflow manuellt eller med autotranskribering, eller att du laddar upp en SRT-fil till filmen.

Alla webbredaktörer kan komma åt allt material i webbmappen. Men det betyder inte att du som redaktör ska använda vilket material som helst.

Om du behöver ett material från ett annat ämnesområde än det du är redaktör för, behöver du kontakta huvudredaktören för det ämnesområde som materialet är kopplat till. Om du får ett godkännande att använda materialet så hämtar du materialet från den mapp materialet ligger i; du skapar inte en egen kopia av materialet till ditt ämnesområdes mapp.

Om en webbredaktör inom ämnesområdet kultur vill använda en bild från ämnesområdet hälso- och sjukvårds webbmapp, behöver hen kontakta huvudredaktören för hälso- och sjukvård för att kontrollera om hen kan använda bilden. Det är upp till huvudredaktören att bestämma om det är möjligt eller inte.

Om hen får ett godkännande så ska hen hämta bilden från hälso- och sjukvårds webbmapp i Optimizely. Hen ska alltså inte göra en kopia av bilden och lägga in i kulturs webbmapp i Mediaflow.

Om hen blir nekad så respekterar hen svaret från huvudredaktören och försöker lösa det redaktionella på ett annat sätt.

Webbredaktör

Webbredaktörer har tillgång till mappen Regionstockholm.se & intranät (Webb) (webbmappen) i Mediaflow. I denna mapp placeras allt material som ska eller kan publiceras på regionstockholm.se. Det inkluderar ämnesområden, nyheter, pressbilder samt filmer.

Om en bild saknas i webbmappen, eller att det behöver kompletteras med en bild, ska webbredaktören kontakta sin huvudredaktör.

Webbredaktörer får inte lägga upp bilder från andra källor som bildportalen eller annat material som ligger i Mediaflow utanför webbmappen utan ett godkännande av sin huvudredaktör.

Kommunikatör inom HSF, RLK och SF

Kommunikatörer har åtkomst till övriga mappar i Mediaflow som gemensamma bildmappen. Om en bild i denna mapp ska användas på webben så är det berörd kommunikatör som skapar en kopia av bilden till webbmappen där webbredaktören kan hämta upp den för användning på webben.

Om en kommunikatör vill använda material från en annan mapp än det ämnesområde hen är kommunikatör för, behöver hen kontakta en kommunikatör för det berörda ämnesområdet för att fråga om hen kan använda önskat material.

Under denna flik presenteras all metadata som är inmatad för det valda materialet så du snabbt kan se om det exempelvis finns instruktioner för hur du får använda materialet.

Under denna flik ska du lägga till metadata så som alt-text, ansvarig förvaltning, fotograf samt eventuella instruktioner som måste följas.

Viktiga fält att fylla i:

• Sökord: Här skriver du in den förvaltning som ansvarar för materialet, exempelvis RLK, HSF, TF och så vidare. Du kan även skriva in andra sökord för att göra det enklare att söka fram materialet.
• Färgmärkning: Varje färg har en egen betydelse gällande hur materialet får användas.
  • Blå (första punkten): Får ej användas. Utred och komplettera. Bra bild men behöver utredas. Är bilden för gammal, finns avtal, uppfyller den GDPR.
  • Röd (andra punkten): Får ej användas. Till arkivering (regionarkivet).
  • Grön (tredje punkten): Godkänd att använda. Uppfyller krav för GPDR, är friköpt, har fotograf och samtycke.
  • Lila (fjärde punkten): Denna färgmarkering används inte.
  • Brun (femte punkten): Får ej användas. Ska raderas.
  • Gul (sjätte punkten): Låsta bilder, får inte användas fritt. För särskilda ändamål, till exempel kampanjer.
• Benämning: Namn på materialet.
• Beskrivning: Beskriver vad materialet innehåller.
• Alt-text: Används för bilder för att beskriva i text vad bilden föreställer. Är ett krav för alla bilder.
• Fotograf: Vem som är fotograf.
• Fotodatum: När bilden fotades respektive när filmen färdigställdes.
• Viktiga instruktioner: Här kan du skriva instruktioner som måste följas för materialet, exempelvis hur den får användas eller inte användas, vilket projekt materialet är kopplad till med mera.
• Övrig information: Samma funktion som Viktiga instruktioner som ovan.

Under denna flik anger vi GDPR-uppgifter om identifierbara personer i materialet.

I rullistan under rubriken Personuppgiftshantering väljer du det alternativ som stämmer bäst överens med det modellavtal som finns för identifierbara personer i materialet.

Vi måste alltid se till att ha ett medgivande om användning av material på identifierbara personer, men detta medgivande ska inte sparas i Mediaflow.

Den förvaltning som ansvarar för det uppladdade materialet ansvarar för att medgivande av identifierbara personer sparas korrekt. Information om detta finns på intranätet.

Notera att du aldrig ska använda funktionen Personer i filen som dyker upp under denna flik. Denna funktion sparar persondata vilket vi inte har avtal för.

För att materialet ska få användas behöver du fylla i ett av nedanstående alternativ under rubriken Licensrättigheter under fliken Licens.:

• Fullständiga rättigheter finns (friköpt)
• Fri att publicera – men får inte spridas till tredje part
• Begränsade rättigheter

Om det finns identifierbara personer i materialet behöver du även ange om det finns modellavtal eller samtycke för medverkan:

• Muntligt tillstånd finns
• Skriftligt tillstånd finns

Om personen eller personerna i materialet faller under "berättigat intresse" eller "allmänt intresse" markeras raden Behövs ej.

Särskilda anvisningar och instruktioner om bilden skriv in i rutan Övrig info.