Medicinsk sekreterare/administrativ koordinator till ME Intensivvård och Transport (ECMO) i Solna, Karolinska Universitetssjukhuset

Är du en erfaren medicinsk sekreterare/administrativ koordinator som söker nya utmaningar och vill vara med och stödja hälso- och sjukvården in framtiden? Är du dessutom en positiv, engagerad, självgående och ambitiös person som alltid vill utvecklas och leverera på topp? Då är det kanske dig vi söker med placering i verksamheten, (ME) Medicinsk Enhet Intensivvård och Transport i Solna (ECMO).

Du erbjuds

• ett stimulerande och omväxlande arbete där du får möjlighet att utvecklas och växa
• ett nära samarbete med dina kollegor och andra yrkeskategorier för en god arbetsmiljö
• en positiv och stöttande arbetsmiljö där trivsel och gemenskap är i fokus
• arbeta på ett av världens bästa sjukhus med vård i framkant
• flextid.

Självklart får du också ta del av våra generella förmåner som Karolinska Universitetssjukhuset erbjuder dig.

Om tjänsten

I verksamhetsområde (VO) Vårdadministration som startade upp den 1 april 2024, samlar vi sjukhusets vårdadministrativa resurser under Stab Produktion. Vår verksamhet består av ca 600 medarbetare. Vi ansvarar tillsammans för att den dagliga administrativa verksamheten fungerar på allra bästa sätt över hela sjukhuset. Hos oss finns möjlighet att bidra till utvecklingen av verksamheten och de administrativa rutinerna.

I rollen som medicinsk sekreterare/administrativ koordinator med placering hos ME intensivvård och Transportmedicinskt, arbetar du vårdnära med sektionschef på ECMO centrum och medicinskt ledningsansvarig på transportmedicinskt centrum. Tillsammans med dina kollegor ansvarar du för den dagliga administrationen inom verksamheten.

I ditt ansvar ingår bl. a att:

• administrera verksamhetshandbok (PM)
• administrera interna hemsidan
• remisshantering
• mötesbokningar, bokning av lokaler och övriga förekommande arbetsuppgifter utifrån verksamhetens behov
• protokollföring
• se över enhetens behörigheter i olika IT-system
• beställa via vårt inköpssystem (Clock work)
• ha hand om funktionsbrevlådan
• IT-kontakt
• arbetsuppgifter i TakeCare inkl ha hand om journal i pappersformat
• statistik
• DRG Ecmo (kräver kunskap i slutenvårds DRG)
• kvalitetsregistret PAS Iva
• resedokumentation och information till anhöriga

Tjänsten avser en tillsvidareanställning på heltid, 39:30 timmar/vecka

Arbetstiden är dagtid, måndag till fredag.

Vi söker dig som

• ser helheter och tar hänsyn till det större perspektivet. Du förstår din roll och ser till hela verksamhetens bästa i agerande och beslut.
• tar initiativ, sätter igång aktiviteter och uppnår resultat.
• samarbetar för att nå gemensamma mål. Du hjälper kollegor och är prestigelös nog att rycka in där det behövs.
• kommer med idéer och nya angreppssätt i arbetsrelaterade frågor. Du ser utanför boxen, tänker i nya banor och finner nya lösningar på problem.
• är uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera.

Du delar Karolinska Universitetssjukhusets värderingar: Ansvar – Medmänsklighet – Helhetssyn.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Kvalifikationer

Krav:

• Medicinsk sekreterarutbildning med några års erfarenhet av yrket
• Väldigt goda kunskaper i Officepaketet (Word, Excel och Powerpoint)
• Väldigt goda kunskaper i engelska i tal och skrift, då vi har många patienter från utlandet
• Flytande svenska i tal och skrift
• Utbildning eller erfarenhet av DRG-kodning, slutenvård

Meriterande:

• Erfarenhet av att arbeta med liknande arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvård inom en 24/7 verksamhet
• Kunskap om Karolinska Universitetssjukhusets organisation och verksamhet

Om rekryteringsprocessen

Urval och intervjuer sker fortlöpande under ansökningstiden och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Provanställning kan tillämpas i denna rekrytering.

Om du har någon fråga du vill stämma av så är du varmt välkommen att höra av dig så berättar vi gärna mer.

Varmt välkommen med din ansökan - Tillsammans är vi Karolinska!

Inför tillsättning av befattning som innefattar vård av barn och ungdom, kontrolleras den som erbjuds tjänsten mot misstanke- och belastningsregistret. Här kan du läsa mer om rekryteringsprocessen och om vilka kontroller som utförs på Karolinska.

Som anställd på Karolinska Universitetssjukhuset kan du komma att krigsplaceras. Läs mer om vad det innebär här.

Om du är eller tidigare har varit anställd i Region Stockholm kommer vi att ta interna referenser från din nuvarande eller tidigare chef, om du blir aktuell för anställning.

För tillsvidaretjänster kan provanställning komma att tillämpas.

Om Karolinska Universitetssjukhuset
Vi på Karolinska Universitetssjukhuset är stolta över att vi är ett av världens främsta universitetssjukhus. Förutom vårt särskilda ansvar för den högspecialiserade vården i Stockholmsregionen är huvuduppdraget att tillsammans med Karolinska Institutet utbilda framtidens vårdanställda och bedriva världsledande forskning samtidigt som vi fortsätter vårt arbete med att utveckla vården för patientens bästa. Vi arbetar inom en rad olika områden och professioner.

Vår vision - Vi ska bota och lindra imorgon det ingen kan bota och lindra idag.

Läs gärna mer om oss på karolinska.se och följ oss på sociala medier!

Att söka jobb i Region Stockholm

Vi eftersträvar jämställdhet och jämlikhet på vår arbetsplats och ser gärna sökande med olika bakgrund och förutsättningar.

Vi tar endast emot ansökningar via detta system. Ansök genom att klicka på knappen ”Ansök”. Ansökningar per brev eller e-post beaktas inte. Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt säljare av ytterligare jobbannonser.

Vårt rekryteringssystem kan inte hantera anonyma ansökningar eller sökande med skyddade personuppgifter. Om du har skyddade personuppgifter ber vi dig att kontakta den kontaktpersonen som finns angiven i annonsen. Din ansökan kommer då att hanteras utanför rekryteringssystemet. Du bör även vara försiktig med vilken information du lämnar i din ansökan och endast ta med information som är relevant för den aktuella befattningen.

Region Stockholm ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, regional utveckling och bidrar till kulturlivet. Varje dag, dygnet runt. I landets snabbaste växande region. Tillsammans skapar vi Europas attraktivaste storstadsregion.

Läs mer om hur det är att jobba hos oss i Region Stockholm